Professionnels,
contactez-nous :
  06.87.88.04.48

Microfilms et microformes : des supports d'archivage qui ont encore de l'avenir !


Cliquez sur l'un des services suivants pour afficher les entreprises qui le propose, région par région :


Micrographie et microfilmage sur bobine et microfilm

Considéré à l'avènement du numérique comme un procédé obsolète, le microfilm s'avère être le seul support pérenne d'archivage de dossiers, de plans mais également des données électroniques avec :

Film 7 mm

  • une durée de vie garantie de plus de 100 ans sans aucune intervention,
  • une valeur probante sous certaines conditions,
  • un volume réduit,
  • des normes internationales,
  • une fiabilité et une stabilité des supports

La norme AFNOR Z43400 « Archivage de données électroniques COM COLD » approuvée en 2005 et internationalisée par la norme ISO 11506 en définissent les règles.


Microfilmage, micrographie sur bobine et film

Le microfilmage est un procédé photographique analogique permettant de réduire, au moyen de matériels spécifiques (caméras, COM, traceurs...) des dossiers papier, des plans, des registres, etc. en réalisant des prises de vues sur microfilm argentique.

Le microfilm se présente suivant trois formats définis par la largeur du film :

  • 16 mm x 30 ou 65 mètres de long
  • 35 mm x 30 mètres de long
  • 105 mm ou microfiche (105 x 148 mm)

Le 16 mm et la microfiche sont utilisés pour les documents de formats A3-A4 et inférieurs : dossiers, bulletins de salaires, documents techniques.

Le 35 mm est utilisé pour les plans tous formats du A4 jusqu'au format A0 et A0+, pour des documents reliés tels que des registres.

Micrographie sur bobine et   film

Ils peuvent se présenter sous différents formes :

  • la bobine ou « roll film » pour le 16 mm et le 35 mm
  • la cartouche ou cassette pour le film 16 mm
  • la « jaquette » pour le 16 mm et plus rarement pour le 35 mm (à noter qu'il existe des jaquettes mixtes : 16 et 35 mm)
  • la carte à fenêtre pour le 35 mm

Le terme « Microformes » désigne l'ensemble de ces supports.

Les microformes peuvent être numérisées pour être incorporées dans un système de GED.

Les caméras de prises de vues initialement utilisées sont peu à peu remplacées par des matériels de nouvelle technologie, transformant les fichiers numériques en images photographiques.

Le procédé micrographique permet de sécuriser les informations et données sensibles sur un support pérenne et connait un nouvel essor pour la sauvegarde des fichiers numériques.


Lecture - Restitution de microformes vers documents papier ou numérique

L'intérêt de ces supports est leur pérennité sur une période d'un siècle et la restitution de l'information à l'aide d'un appareil optique dont la maintenance est très limitée.

Il est très facile d'en imprimer un exemplaire papier ou d'en numériser l'intégralité pour créer un stockage dynamique de l'information au sein d'une GED par exemple.


G.E.D. (Gestion Electronique des documents)

Les archives encombrantes en papier

La GED (Gestion Électronique de Documents) ou GEIDE (Gestion Électronique de d'Informations et de Documents pour l'Entreprise) a pour fonction d'organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation (entreprise, administration, association...).

À travers un ensemble d'outils informatiques et de techniques, elle permet de dématérialiser, de classer, de gérer et de stocker de grands volumes de documents à partir d'applications informatiques dans le cadre normal des activités de l'organisation. Elle participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'échanges informationnels et permet le développement durable des organismes qui la met en œuvre.

Un document a trois caractéristiques : sa présentation, sa structure et son contenu.

Historiquement, la GED concernait le simple stockage électronique de documents papier. Cette approche, accompagnée par une législation ad hoc en matière de conservation des originaux, visait la dématérialisation des documents papier. On pouvait considérer alors la GEIDE comme un dispositif de Gestion Électronique d'Informations et de Documents Existants. Cette dématérialisation a permis notamment d'éloigner les lieux de stockage des documents papier des sièges sociaux des organisations ou exposés aux affres du temps et au vandalisme.


Principes de l'archivage

L'archivage a pour principe de conserver les données telles qu'elles sont, aussi longtemps que nécessaire, sous une forme exploitable.

Lorsqu'on opte pour une forme d'archivage, il faut alors être certain :

  • que l'information et son support dureront au moins le temps nécessaire (durabilité)
  • que les moyens d'accès à l'information seront toujours compatibles (universalité) =› ne pas dépendre d'un brevet ou d'un "système maison" par exemple
  • que les moyens d'exploitation de l'information perdureront avec elle (intemporalité) =› pas de principe susceptible d'obsolescence que l'information ne sera soumise à aucun phénomène pouvant la faire évoluer (irréversibilité).

La conservation numérique doit donc être opposée au tryptique UNIVERSALITÉ - INTEMPORALITÉ - IRRÉVERSIBILITÉ.

Sinon, la sanction est immédiate !

La conservation sous forme numérique concerne le STOCKAGE et en aucun cas l'ARCHIVAGE :

Le numérique est et doit rester traitable par principe.


La notion d'archivage numérique est une antinomie.

L'archivage véritable n'a actuellement que deux supports possibles : Le « Papier » ou la Micrographie.

Le microfilm est un support analogique avec :

  • Une durée de vie de plus de 100 ans
  • Une valeur probante
  • Un volume réduit (95 % de gain de place)
  • Des normes internationales
  • Une fiabilité et une stabilité du support

Ce procédé est utilisé pour conserver et archiver durant une longue durée des informations vitales pour l'entreprise.

La micrographie connaît un nouvel essor : la sauvegarde des fichiers numériques.

En application de la norme AFNOR Z43-400 « Archivage de données électroniques COM/COLD » et de la norme internationale ISO 11.506.


Et pourquoi pas l'archivage électronique ?

Salle pour les  archives électroniques

La logique de l'usine à gaz ne peut avoir que des effets pervers face aux nécessités de l'archivage, qui requièrent avant tout la stabilité et l'obligation de résultat.

Elle pourrait se justifier s'il n'existait pas d'autre solution.

Fort heureusement, cette complexité trop complaisamment cultivée n'est ni un passage obligé, ni une fatalité.

Il existe des moyens d'archivage de documents numériques, simples, à la fiabilité vérifiée, et présentant toutes garanties, même sur des durées supérieures au siècle.

Ils sont décrits dans les exposés intitulés

« LA MICROGRAPHIE INFORMATIQUE » et « APOLOGIE DE LA SIMPLICITÉ »

que vous trouverez sur le site http://www.megapreuve.org


Voici la liste détaillée des entreprises qui proposent ces prestations, région par région

Service : Microfilmage d'originaux, micrographie sur bobine et film

Région Département Ville Raison sociale Site internet

Service : Lecture de microformes vers numérique ou supports

Région Département Ville Raison sociale Site internet

Service : Lecture de microformes vers papier

Région Département Ville Raison sociale Site internet